Làm thế nào để tổ chức hội thảo, sự kiện, khóa đào tạo thành công?

Để tổ chức hội thảo, hay một khóa học thành công là điều mà bất cứ đơn vị tổ chức, đơn vị liên quan đến chương trình đều mong mỏi. Để tổ chức hội thảo đạt được kết quả tốt, đòi hỏi 1 quá trình chuẩn bị thật chu đáo. Từ việc thuê địa điểm, trang trí, setup phòng phù hợp với nội dung chương trình. Lên kế hoạch, xử lý kịp thời những phát sinh trong quá trình diễn ra chương trình,…

Để giúp khách hàng tổ chức hội thảo có cái nhìn tổng quan hơn, Nova xin chia sẻ 1 số những bước chuẩn bị như sau:

1. Trước khi diễn ra sự kiện:

Đây là bước quan trọng nhất để tổ chức hội thảo thành công. Bởi nếu có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ càng thì chương trình mới diễn ra thuận lợi được. Tổ chức hội thảo mới thành công tốt đẹp.

– Xác định chủ đề, mục tiêu của sự kiện: Chủ đề của khóa học/hội thảo sẽ quyết định địa điểm tổ chức ở đâu, setup hội trường như thế nào, số lượng người hỗ trợ,…

– Lựa chọn địa điểm tổ chức: Từ chủ đề, mục tiêu của chương trình bạn sẽ có quyết định lựa chọn.

Chỗ để xe rộng, thoáng, có bảo vệ đảm bảo an toàn

+ Địa điểm ở đâu?

+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị như thế nào?

+ Diện tích phòng ra sao? có bao nhiêu người đến tham dự?

+ Khách mời tham dự di chuyển chủ yếu bằng phương tiện gì? bãi gửi xe có đảm bảo không?

Chuẩn bị sự kiện

– Công tác chuẩn bị

+ Lựa chọn hình thức truyền thông cho khóa học/hội nghị của mình bằng kênh nào: google, website, điện thoại, mail, mạng xã hội,…

+ Gửi thư mời: địa điểm, thời gian,… cụ thể, chính xác

+ Liên hệ với hội trường tổ chức, tư vấn hình thức setup phòng theo mục đích của sự kiện: kê phòng hình chữ U để có sự tương tác nhiều hơn giữa người nói và người nghe, kê nguyên ghế để tận dụng diện tích, tăng số lượng người tham dự,…

+ Lên danh sách các vật dụng cần chuẩn bị cho khóa học/hội nghị: tài liệu, bút, giấy, bảng tên,…

+ Kiểm tra hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị của hội trường

+ Đặt dịch vụ hỗ trợ: Teabreak, lễ tân, backgroup, máy tính,…

+ Kiểm tra an ninh, an toàn địa điểm tổ chức

Tổ chức hội thảo thành công nhờ phòng đẹp
Tổ chức hội thảo thành công nhờ phòng đẹp

2. Quá trình diễn ra sự kiện

– Tổ chức hộ thảo thành công quan trọng trong việc tiếp đón khách mời.

– Phát tài liệu (nếu có)

– Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.

3. Kết thúc và tổng kết sự kiện

– Đánh giá kết quả khóa học/hội nghị

– Xin ý kiến, đóng góp của khách mời

– Rút ra bài học kinh nghiệm

=> Với những chia sẻ trên của Nova, chúng tôi mong muốn là đơn vị hợp tác tạo nên thành công trong những sự kiện của Quý khách hàng.

Liên hệ thuê phòng:
NOVAEDU – Tầng 2, số 22 Thành Công, Hà Nội

– Hotline: 0961.29.20.20
– Email: novaedu.vn@gmail.com

Nguồn: Novaedu.vn