Những yếu tố cần thiết để tổ chức hội thảo thành công

Tổ chức hội thảo thành công cần rất nhiều yếu tố như khách mời, địa điểm, nội dung tổ chức…. Để tổ chức chu đáo, hiện đại và phù hợp với yêu cầu thì đơn vị tổ chức sự kiện cần chú ý những yếu tố sau:

Tìm kiếm địa điểm tổ chức phù hợp

Khi tổ chức hội nghị khách hàng, bạn có thể chọn khách sạn hoặc một số trung tâm hội nghị chuyên nghiệp để được tư vấn chu đáo nhất. Novaedu tọa lạc tại số 22A, Thành Công, Ba Đình, Hà Nội là một trong những địa điểm tổ chức hội nghị, sự kiện uy tín với mức giá vô cùng hợp lý. Chúng tôi đã tổ chức hội thảo thành công với lượng khách hàng trăm người. Nếu tổ chức tại khu vực trung tâm ở các thành phố lớn với số lượng khách trung bình khoảng 200 – 300 khách mời. Bạn có thể chọn các khách sạn. Trong trường hợp hội nghị của bạn có quy mô lớn hơn, bạn nên tham khảo một số trung tâm hội nghị chuyên nghiệp.

Tổ chức hội thảo thành công cần có phòng đẹp và sang trọng
Tổ chức hội thảo thành công cần có phòng đẹp và sang trọng

Khi  chọn lựa địa điểm chuyên dụng để tổ chức hội nghị khách hàng, bạn sẽ không phải lo lắng về hệ thống âm thanh ánh sáng hay đội ngũ nhân viên. Cũng như bạn không cần quá lo lắng về ngân sách vì hội nghị trọn gói tại các trung tâm này. Sẽ có nhiều mức giá khá linh động để thích ứng với từng quy mô doanh nghiệp.

Novaedu đã tổ chức nhiều hội thảo thành công với hàng trăm người
Novaedu đã tổ chức nhiều hội thảo thành công với hàng trăm người

Chuẩn bị cơ sở vật chất, vật dụng cần thiết cho hội nghị

Checklist sẽ giúp bạn kiểm soát tốt mọi thứ trong hội nghị. Từ khâu tổ chức, thi công set up đến kịch bản hội nghị. Hãy hình dung toàn bộ sự việc như một đoạn phim trong đầu và liệt kê tất cả các hạng mục phải có: giấy tờ, bút viết, flip chart, micro dự phòng, dây nối từ các thiết bị như màn chiếu, laptop v.v……

Không chỉ bạn mà nhiều người trong nhóm cần xem và duyệt qua danh sách này. Qua đó để đảm bảo mọi công đoạn tổ chức hội nghị khách hàng đều được thông suốt.

Dịch vụ tiện ích teabreak tại Novaedu luôn chu đáo
Dịch vụ tiện ích teabreak tại Novaedu luôn chu đáo

Truyền thông sự kiện

Có ba yếu tố cần lưu ý khi truyền thông cho tổ chức hội nghị khách hàng: thời điểm truyền thông, cách thức truyền thông và kênh truyền thông hiệu quả.

Về thời điểm truyền thông cho hội nghị khách hàng. Phù hợp nhất là 3 tuần đến một tháng trước khi diễn ra hội nghị. Nếu trễ hơn, như bạn đã biết, việc kiểm soát lượng khách sẽ khó khăn. Dẫn đến nhiều bất cập về ngân sách hoặc sơ sót trong chuẩn bị. Nếu sớm hơn cũng không hẳn đã tốt. Vì có thể khách hàng cảm thấy thời gian còn quá xa nên chưa đăng ký. Sau đó có thể quên không đăng ký nữa.

Về cách thức truyền thông, tuỳ vào đối tượng khách mời. Nếu khách hàng của bạn là các đối tượng như chủ doanh nghiệp hay quản lý cấp cao. Bạn nên phối hợp gửi email, thư mời và cả gọi điện trực tiếp mời tham dự.
Một số kênh truyền thông hội nghị khách hàng hiệu quả: mass mailling, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội, các trang web chuyên đăng về hội nghị – hội thảo.

Liên hệ thuê phòng:
NOVAEDU – Tầng 2, số 22 Thành Công, Hà Nội

– Hotline: 0961.29.20.20
– Email: novaedu.vn@gmail.com