Những nhân tố quyết định thành công của 1 sự kiện

Đằng sau sự thành công của 1 sự kiện, là sự chuẩn bị vô cùng công phu. Đó là sự kết hợp chặt chẽ giữa, hài hòa giữa các bộ phân tổ chức. Từ địa điểm tổ chức sự kiện, thời gian tổ chức, đến nhân sự phục vụ,… đều là những yếu tố vô cùng quan trọng.

Hy vọng, những chia sẻ dưới đây của chúng tôi, phần nào sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về vấn đề thuê hội trường tổ chức sự kiện trên địa bàn Hà Nội.

Địa điểm tổ chức sự kiện:

Dựa vào mục đích của buổi tổ chức để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho phù hợp. Giúp các thành viên tham gia sự kiện di chuyển dễ dàng, thuận lợi không mất thời gian tìm kiếm

+ VD: Với 1 cuộc họp đại cổ đông của công ty, tập đoàn,… Những thành viên tham gia đều là những nhân vật lớn, địa điểm tổ chức phải sang trọng, tiện nghi. Trang thiết bị mới, an toàn, cơ sở vật chất hiện đại. Chỗ để xe phải rộng rãi, có bãi gửi ô tô với số lượng lớn,…

Địa điểm tổ chức sự kiện có chỗ để xe rộng, thoáng, có bảo vệ đảm bảo an toàn
Địa điểm tổ chức sự kiện có chỗ để xe rộng, thoáng, có bảo vệ đảm bảo an toàn

=> Lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ tạo nên thái độ tích cực của các thành viên tham gia. Đây cũng là yếu tố quan trọng quyết định thành công của sự kiện.

Đối tượng và số lượng khách mời:

Khi lựa chọn địa điểm, người lên kế hoạch sự kiện luôn phải nắm được số lượng khách mời tham dự cũng như khách mời thuộc đối tượng nào

+ Số lượng khách mời ít, nên tìm địa điểm vừa phải để tiết kiệm chi phí. Không khí sự kiện không bị loãng

+ Số lượng khách mời đông, phải lựa chọn địa điểm tổ chức lớn. Tránh tình trạng thiếu chỗ, hoặc quá chặt trội, tạo cảm giác khó chịu cho khách mời đến tham dự

+ Nếu khách mời là những người có chức vụ cao, có tầm ảnh hưởng lớn thì địa điểm tổ chức phải sang trọng, trang thiết bị tiện nghi (khách sạn, resort,…)

+ Nếu khách mời là học sinh, sinh viên thì địa điểm tổ chức nên gần gũi, thân thiện. Tạo không khí dễ gần để các khách mời có điều kiện làm quen, trao đổi, kết bạn.

Địa điểm tổ chức sự kiện phải đẹp, hiện đại, sang trọng
Địa điểm tổ chức sự kiện phải đẹp, hiện đại, sang trọng

Giao thông nơi diễn ra sự kiện:

Dù là đối tượng nào, thì địa điểm tổ chức nên là trung tâm thành phố, để thuận lợi cho việc di chuyển. Một địa điểm dễ tìm, gần những con đường lớn để các khách mời không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm.

Tiện ích quanh khu vực tổ chức:

Với những nơi tổ chức sự kiện thì những tiện ích quanh khu vực này càng sầm uất, phong phú sẽ làm hài lòng khách mời tham dự.

+ VD: Nếu quanh khu vực tổ chức sự kiện có nhiều khu ăn uống, nghỉ ngơi, giải khát,… => Giải quyết được vấn đề di chuyển, tìm kiếm quán ăn vào những giờ nghỉ giảo lao.

+ Nếu quanh khu vực tổ chức sự kiện có khu trung tâm thương mại, siêu thị, mua sắm,… Giúp các khách mời có thời gian thư giãn trước và sau sự kiện diễn ra.

=> Tuy nhỏ nhưng có võ, chỉ những chi tiết nhỏ cũng sẽ góp phần vào sự hài lòng của khách mời và đối tác.

Những dịch vụ hỗ trợ từ phía đơn vị tổ chức:

Với những đơn vị chuyên nghiệp, bên cạnh việc cho thuê phòng, hội trường. Còn có những dịch vụ như: teabreak (trà, cafe, bánh ngọt trong lúc giải lao), thiết kế in ấn baner. Lễ tân đón và phục vụ khách mời, hoa tươi cho hội nghị. Hay đơn giản là dịch vụ nghỉ ngơi cho những sự kiện tổ chức dài ngày, những khách mời ở xa,…

Dịch vụ teabraek hoàn hảo

+ Luôn có nhân viên tư vấn những giải pháp tốt nhất trong quá trình setup sự kiện. VD: setup bàn ghế kiểu gì để phù hợp với mục đích sử dụng. nên trang trí sân khấu ra sao để khách mời có ấn tượng tốt với sự kiện được mời.

An ninh, an toàn:

Luôn là vấn đề được đặt lên hàng đầu trong các sự kiện có khách mời. An toàn từ khâu gửi xe, thang máy, hay hệ thống phòng chống cháy nổ luôn là vấn đề cực kỳ quan trọng với những đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

+ Luôn phải kiểm tra kỹ càng trước ngày tổ chức, từ hệ thống camera, hệ thống báo cháy, thiết bị phun nước, lối thoát hiểm,… không nên chủ quan, do tình trạng hệ thống đảm bảo an toàn của Việt Nam chưa được chú trọng.

Bãi đỗ xe:

Tình trạng thiếu chỗ để xe và vấn nạn nghiêm trọng trên địa bàn các thành phố lớn, đặc biệt ở Hà Nội. Do diện tích nhà ở, cửa hàng ngày càng nhiều. Nên thường những đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phải đi gửi xe ở những bãi xa hoặc nhiều chỗ nhỏ lẻ. => Tạo nên thái độ không hài lòng với khách mời.

+ VD: Với những hội nghị, hội thảo quan trọng, khách mời là những nhân vật có tầm ảnh hưởng sẽ di chuyển bằng ô tô. Hoặc với những sự kiện lớn, khách mời đông, lượng xe máy gửi cũng rất nhiều. Nên khi thuê địa điểm phải lưu ý về vấn đề như: bãi đỗ xe phải rộng, không cách xa địa điểm tổ chức, có bảo về trông xe đảm bảo an ninh trật tự.

Nhân viên lễ tân phục vụ sự kiện:

Vì là bộ mặt của đơn vị mời khách, nên phải chú trọng đến hình thức và thái độ của nhân viên phục vụ.

+ Nhân viên hướng dẫn, đón tiếp khách mời luôn có thái độ tận tâm, nhiệt tình, thân thiện

+ Thái độ phục vụ của đơn vị tổ chức cũng góp phần tạo sự hài lòng cho khách mời. Từ nhân viên bảo vệ đến lễ tân phục vụ sự kiện phải luôn có thái độ lịch sự, tận tình với tất cả các đối tượng khách hàng.

+ Tùy vào số lượng khách mời để bố trí nhân viên phục vụ sao cho hợp lý.

 Thời gian tổ chức:

Để thuận lợi cho việc tổ chức sự kiện diễn ra thuận lợi, các bạn nên tìm các đơn vị cho thuê linh hoạt thời gian

+ VD: Sự kiện cần trang trí, setup mất thời gian, nhưng khung giờ thuê bị khống chế. Nhiều đơn vị cùng thuê trong những khung giờ gần nhau. Tạo sự gò bó về việc sắp xếp, chuẩn bị trang thiết bị cho sự kiện của mình.

Note:

Mỗi đơn vị, địa điểm cho thuê hội trường đều có những quy định, hay hạn chế riêng, các bạn nên trao đổi chi tiết để nắm được hướng giải quyết khi có sự việc phát sinh.

Liên hệ thuê phòng:
NOVAEDU – Tầng 2, số 22 Thành Công, Hà Nội

– Hotline: 0961.29.20.20
– Email: novaedu.vn@gmail.com

Nguồn: Novaedu.vn